Praca przy komputerze – od 17 listopada obowiązują nowe przepisy bhp

Praca biurowa realizowana przed monitorem ekranowym (m.in. przy laptopie) nie może być organizowana w sposób dowolny. Przez ponad 20 lat obowiązywały przepisy, które nie odpowiadały na zmiany w wyposażeniu stanowisk pracy, jakie zaszły w ostatnich latach, jeśli chodzi np. o ergonomię. Nowe wymogi w zakresie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe są znacznie uproszczone.

W zależności od rodzaju wykonywanej pracy oraz zakresu obowiązków pracodawca jako podmiot ponoszący ryzyko techniczne oraz organizacyjne prowadzonej działalności powinien zapewnić pracownikom właściwe narzędzia pracy. Będą one inne w przypadku pracownika zatrudnionego na budowie na stanowisku robotniczym, a inne dla pracowników wykonujących pracę w warunkach biurowych. W przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych kluczowym narzędziem pracy jest komputer wyświetlający informacje na ekranie monitora. Wbrew pozorom praca na stanowisku komputerowym wiąże się z istotnymi dla zdrowia zagrożeniami, m.in. w zakresie obciążenia narządu wzroku, układu mięśniowo-szkieletowego, jak również w zakresie zagrożeń psychospołecznych.

Ze względu na wspomniane zagrożenia praca przed monitorem ekranowym musi być zorganizowana w określony sposób. Dotyczy to zarówno ergonomii stanowisk pracy, jak i organizacji czasu pracy.

Przez wiele lat kwestie te były regulowane rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Jednak w kontekście zmian technologicznych – np. upowszechnienia się wykorzystywania systemów przenośnych (laptopów) do wykonywania pracy – które nastąpiły od momentu wydania tego rozporządzenia i miały duży wpływ na sposób organizacji stanowisk pracy, konieczne stało się wprowadzenie nowych regulacji.

W przypadku kluczowego pojęcia, jakim jest monitor ekranowy, oraz pojęcia pracownika rozporządzenie zmieniające nie wprowadza modyfikacji. Zmianie uległa natomiast istotna w zakresie wyposażenia definicja stanowiska pracy. Zgodnie z nowymi przepisami stanowisko pracy to przestrzeń pracy wraz z:

• wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi;

• oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika;

• krzesłem i stołem;

• opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

Definicja stanowiska pracy w zakresie wyposażenia podstawowego nie odwołuje się już do jednostki centralnej oraz stacji dyskietek, która została zaliczona do opcjonalnego wyposażenia dodatkowego.

Rozporządzenie zmieniające modyfikuje katalog wyłączeń, czyli przypadków, do których rozporządzenie nie ma zastosowania. Dotychczasowa regulacja przewidywała, że nie ma ono zastosowania do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy. Rozporządzenie zmieniające modyfikuje ten przepis, wskazując, że rozporządzenie w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe nie będzie miało zastosowania do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. A zatem na zasadzie przeciwieństwa znowelizowane rozporządzenie będzie miało zastosowanie do systemów przenośnych, które są przeznaczone do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Względem systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy rozporządzenie zmieniające wprowadza regulację szczególną dotyczącą ergonomii. Zgodnie z nowymi przepisami w przypadku stosowania systemów przenośnych, czyli komputerów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone:

• w stacjonarny monitor ekranowy lub w podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika oraz

• w dodatkową klawiaturę i mysz.

Jak już wspomnieliśmy, sama definicja monitora ekranowego nie uległa zmianie. Oznacza to, że również po 17 listopada 2023 r. jest nim urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu. Zmianom uległy natomiast parametry monitorów w zakresie ergonomii.

Uwzględniając uproszczone wymogi w zakresie monitorów ekranowych, aktualnie monitory przeznaczone do wykorzystywania w procesach pracy nie muszą mieć tak szerokiej regulacji w zakresie ustawienia monitora co do pochylenia ekranu do przodu oraz do tyłu oraz obrotów wokół własnej osi w obydwu kierunkach. Obecnie monitory przeznaczone do pracy powinny jedynie umożliwiać pochylenie ekranu bez określenia zakresu regulacji. Umożliwi to bezproblemowe korzystanie z konstrukcji zintegrowanych, gdy komputer wmontowany jest w monitor ekranowy.

Nowe rozporządzenie określa również minimalne wymagania, jakie powinny spełniać meble biurowe, z których korzysta pracownik, przykładowo:

• powierzchnia blatu biurka, stołu powinna być matowa;

• krzesło stanowiące wyposażenie stanowiska pracy powinno posiadać:

• dostateczną stabilność przez wyposażenie go w podstawę co najmniej pięciopodporową z kółkami jezdnymi,

• regulację wysokości siedziska, regulację wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa, regulację kąta pochylenia oparcia oraz odpowiednie wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów,

• wyprofilowanie siedziska i oparcia odpowiednie do naturalnego wygięcia kręgosłupa i ud,

• możliwość obrotu wokół osi pionowej o 360°,

• regulowane podłokietniki;

• jeżeli przy pracy istnieje konieczność korzystania z dokumentów, na życzenie pracownika stanowisko pracy należy wyposażyć w uchwyt na dokumenty, posiadający regulację ustawienia wysokości, pochylenia oraz odległości od pracownika;

• na życzenie pracownika stanowisko pracy należy wyposażyć w podnóżek.

Z przepisów rozporządzenia zmieniającego wynika, że pracodawcy w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia dostosują wyposażone w monitory ekranowe stanowiska pracy utworzone przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia (tj. przed 17 listopada 2023 r.) do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii określonych w rozporządzeniu zmieniającym. Jak już wspomnieliśmy, nowe wymagania w zakresie ergonomii zostały uproszczone w stosunku do wcześniejszych wieloletnich rozwiązań.

Czy oznacza to obowiązek wymiany sprzętu w sytuacji, gdy dotychczasowe stanowiska pracy spełniają bardziej rygorystyczne wymogi w zakresie ergonomii? W takim przypadku pracodawca nie będzie musiał robić nic, natomiast w sytuacji, gdyby obecne stanowiska pracy nie spełniały przynajmniej wymogów ergonomii określonych w rozporządzeniu zmieniającym, wówczas stanowiska pracy będą musiały zostać zmodyfikowane.