Choć zmiana przepisów o okresach przechowywania dokumentacji nastąpiła 1 stycznia 2019 r., to data ta jeszcze długo będzie istotna dla pracowników kadr. Termin przechowywania dokumentacji ewidencyjnej jest bowiem inny dla tzw. starych umów (tj. zawartych przed 1 stycznia 2019 r.), a inny dla nowych umów (tj. podpisanych po 1 stycznia 2019 r). W jaki sposób i od kiedy powinniśmy liczyć dany okres przechowywania? I czy coś nam grozi, gdy przechowamy dokumentację krócej lub dłużej, niż wynosi wymagany termin? Sprawdźmy, jakie stanowisko w tej sprawie zajął niedawno resort pracy.
Ewidencja czasu pracy – ile czasu przechowujemy dokumentację w różnych przypadkach
Akta pracownicze przechowujemy albo przez 10 lat od końca roku, w którym ustaje zatrudnienie (na nowych zasadach), albo przez 50 lat od końca zatrudnienia (na starych zasadach). A ile czasu przechowujemy dokumentację ewidencyjną umów zawartych po 1 stycznia 2019 r. i jak długo dokumentację ewidencyjną umów zawartych przed 1 stycznia 2019 r.? Sprawdź stanowisku resortu pracy.
Dokumentacja ewidencyjna umów zawartych po 31 grudnia 2018 r.
W przypadku umów, które zaczęły obowiązywać po 31 grudnia 2018 r., sprawa jest prosta. Nie tylko akta osobowe, ale i inne rodzaje indywidualnej dokumentacji pracowniczej (wskazane w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej) trzeba przechowywać przez cały okres zatrudnienia plus jeszcze przez 10 lat od końca roku, w którym ustało zatrudnienie. Dotyczy to także dokumentacji ewidencyjnej czasu pracy, a zatem również ewidencji czasu pracy.
Dokumentacja ewidencyjna umów zawartych przed 1 stycznia 2019 r.
Bardziej skomplikowana jest sytuacja w przypadku umów, które zaczęły obowiązywać przed 1 stycznia 2019 r. Takie umowy – choćby nadal obowiązywały – mają nadal dawne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej. Na dawnych zasadach akta osobowe należało (i nadal w przypadku takich umów należy) przechowywać przez 50 lat od ustania zatrudnienia. Natomiast co do dokumentacji ewidencyjnej czasu pracy nie było wówczas wskazanego w przepisach okresu ich przechowywania. Zwykle przyjmowano jednak, że okres ten obejmuje 3 lata – czyli tyle, ile wynosi termin przedawnienia roszczeń pracowniczych. Czasem wątpliwe było tylko, od kiedy należy liczyć ten 3-letni termin. Ostatnio resort pracy zajął stanowisko, w którym potwierdził to, co już wcześniej wskazywano: 3-letni termin w przypadku takich umów należy liczyć od końca zatrudnienia pracownika.
Przykład:
Jeden pracownik – dwa okresy przechowywania
Pracownik miał następujące umowy o pracę:
- na okres próbny od 1 stycznia do 31 marca 2018 r.,
- na czas określony od 1 kwietnia 2018 r. do 31 marca 2020 r.,
- na czas nieokreślony od 1 kwietnia 2020 r.
Załóżmy, że zatrudnienie tego pracownika ustaje 31 października 2023 r.
Pierwsze dwie umowy zaczęły obowiązywać w starym stanie prawnym, dlatego mają dawne okresy przechowywania dokumentacji, czyli np. 50 lat dla akt osobowych i 3 lata dla dokumentów ewidencji czasu pracy – oba te terminy liczone są od 31 października 2023 r.
Natomiast ostatnia umowa – ponieważ zaczęła obowiązywać w nowym stanie prawnym – ma zarówno dla akt osobowych, jak i dla dokumentacji ewidencyjnej jeden, nowy termin. Należy go liczyć jako 10 lat od 31 grudnia 2023 r. (od końca roku, w który ustało zatrudnienie).
W przypadku wszystkich umów, które zaczęły obowiązywać w przedziale czasowym 1 stycznia 1999 r. – 31 grudnia 2018 r., pracodawca ma możliwość przejścia na nowy 10-letni termin, jeśli złoży za nie specjalny raport informacyjny do ZUS. Niemniej jednak jest to rozwiązanie mało popularne, ponieważ w takim przypadku skrócenie okresu przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat oznacza jednoczesne wydłużenie z 3 do 10 lat okresu przechowywania innej dokumentacji – np. dokumentów ewidencyjnych czasu pracy.
Przechowaliśmy dokumentację za krótko lub za długo – czy coś nam grozi
Skoro w przypadku dokumentacji ewidencyjnej czasu pracy dla umów zawartych przed 1 stycznia 2019 r. przepisy nie przewidują wyraźnego terminu przechowywania dokumentacji (jest on tylko pośrednio wyinterpretowany), to czy coś grozi pracodawcy, gdy będzie przechowywał dokumentację dłużej albo krócej, niż wskazuje wyinterpretowany 3-letni termin?
Resort pracy wskazał, że nie ma regulacji, które by przewidywały tu jakiekolwiek skutki. W związku z tym stanowiskiem można uznać, że ryzyko jakichkolwiek konsekwencji dla pracodawcy jest w tym przypadku znikome.
Stanowisko organu:
Dokumentację dotyczącą stosunku pracy (w tym ewidencję czasu pracy oraz dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z tego urlopu) należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b kp w brzmieniu nadanym ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, Dz.U. z 2018 r. poz. 357).
W przypadku gdy przechowywana dokumentacja pracownicza (np. ewidencja czasu pracy) może stanowić dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną postępowania, obowiązany jest on przechowywać tę dokumentację do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do końca okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b kp.
Jeżeli pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b kp, przedłuża się o 12 miesięcy (art. 944 kp).
Należy jednak zaznaczyć, że powyższe okresy przechowywania odnoszą się do dokumentacji dotyczącej stosunków pracy, nawiązanych począwszy od 1 stycznia 2019 r. (tj. od dnia wejścia w życie powołanej wyżej ustawy z 10 stycznia 2018 r.). Natomiast okres przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie ww. ustawy ustala się zgodnie z art. 7 ust. 2 tej ustawy, tj. na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem jej wejścia w życie (przed 1 stycznia 2019 r.).
W tym miejscu trzeba podkreślić, że przepisy obowiązujące przed 1 stycznia 2019 r. nie wskazywały okresu przechowywania np. ewidencji czasu pracy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. W doktrynie prawa pracy dominował pogląd (który można podzielić), że wskazane jest przechowywanie takiej dokumentacji przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, z uwagi na fakt, iż ewentualne roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem właśnie 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne (art. 291 kp). Przy czym Kodeks pracy nie zawiera regulacji, które określałyby skutki prawne dla pracodawcy zarówno w przypadku krótszego, jak i dłuższego niż 3 lata przechowywania przez danego pracodawcę takiej dokumentacji.
Stanowisko Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z 19 września 2023 r.
- art. 94 pkt 9b, art. 291 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1465),
- art. 7 ust. 2 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357),
- § 6 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369 ze zm.).
Podobne artykuły
Zobacz również
Najnowszy numer Pokaż listę wydań »
Nr 134 Maj 2024
Dostępny w wersji elektronicznej
Anna Makarczuk
redaktorka Portalu i Magazynu Dokumentacja kadrowo-płacowa
Zapisz się na newsletter
