Pytanie: Czy w związku ze zmianą etatu pracownika zatrudnionego od 2015 roku z niepełnego na pełny należy przekazać temu pracownikowi nową informację o warunkach zatrudnienia, która zawiera dobową i tygodniową normę czasu pracy, częstotliwość wypłat, przysługujący urlop wypoczynkowy, długość okresu wypowiedzenia oraz informacje o pozostałych uprawnieniach i obowiązkach pracownika zawartych w regulaminie pracy (tj. zasady pracy w porze nocnej, sposób potwierdzenia przybycia do pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy)? Czy taka krótka informacja będzie poprawna?

Pytanie: Pracodawca (uczelnia) posiada budynki w różnych lokalizacjach miasta, w którym ma siedzibę. Czy należy adresy tych lokalizacji podać w umowie o pracę (niektóre budynki są na sąsiedniej ulicy)? Mamy pracownika, który cyklicznie przemieszcza się z jednej lokalizacji do drugiej w trakcie jednego dnia, są też przypadki sporadycznego przemieszczania się między lokalizacjami (np. w przypadku zastępstwa nieobecnego pracownika). Czy wystarczający jest w umowie o pracę zapis dotyczący miejsca wykonywania pracy, ujęty przez podanie adresu siedziby i nazwy działu/komórki organizacyjnej, w ramach której pracownik wykonuje swoją pracę? Jak po zmianie przepisów z 2023 roku uwzględnić taką sytuację w informacji o warunkach zatrudnienia?

Pytanie: Co powinna dodatkowo zawierać informacja o warunkach zatrudnienia, gdy pracownik podejmuje pracę zdalną? Czy dodatkowe dane o pracy zdalnej powinny być zawarte w tym samym, czy osobnym dokumencie?

Pytanie: Moje pytanie dotyczy informacji o warunkach zatrudnienia. Jaki zapis powinien znajdować się w punkcie dotyczącym ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym zapewnianej przez pracodawcę? Czy w punkcie dotyczącym „inne niż określone w umowie o pracę składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe” należy wymienić wszystkie dodatki, jakie mogą przysługiwać pracownikowi: nocny, za pracę w godzinach nadliczbowych, za pracę w niedzielę i święta, a także wynagrodzenie chorobowe, urlopowe, odprawa emerytalna lub rentowa, ekwiwalent za urlop itd.?

Pytanie: Zmiany w przepisach Kodeksu pracy wprowadzone 26 kwietnia 2023 r. wymusiły na pracodawcy obowiązek powiadomienia pracownika także m.in. o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę (nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego). Jak powinien wyglądać taki zapis? Czy trzeba wskazać konkretny oddział ZUS?

Pytanie: Czy w nowej, rozszerzonej informacji o warunkach zatrudnienia trzeba wpisać wszystkie przerwy przysługujące pracownikowi (np. dodatkową przerwę na lunch), czy tylko te obowiązkowe?

Pytanie: Co należy umieścić w nowej informacji dla pracownika wprowadzonej od 26 kwietnia 2023 r. w punktach: „c) przysługujące pracownikowi przerwy w pracy”, „d) przysługujący pracownikowi dobowy i tygodniowy odpoczynek” oraz „e) zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią”?

Pytanie Redakcji: Jak rozumieć „płatny urlop” podawany w informacji o warunkach zatrudnienia? Czy należy w tym miejscu informować np. o urlopach opłacanych zasiłkiem macierzyńskim, zwolnieniach typu urlop okolicznościowy bądź zwolnienie z art. 188 kp?

Pytanie Redakcji: Jak należy rozumieć wskazywane w informacji o warunkach zatrudnienia inne składniki wynagrodzenia niż określone w umowie o pracę? Czy wskazujemy tu np. takie rodzaje wypłat jak wynagrodzenie chorobowe, urlopowe, wynagrodzenie za nadgodziny, nagroda jubileuszowa czy dodatek stażowy w samorządzie, różne ekwiwalenty i ryczałty przysługujące z mocy prawa? Czy też chodzi tu tylko o składniki z regulaminu wynagradzania, takie jak np. premia? Co z nagrodami, które nie są składnikami wynagrodzenia, ale są świadczeniami pieniężnymi? Co ze świadczeniami z ZFŚS bądź świadczeniami rzeczowymi?

Pytanie Redakcji: Czy w przypadku przemieszczania się pracownika między miejscami pracy trzeba napisać w informacji o warunkach zatrudnienia również o kosztach tego przemieszczania się (np. zwrot za taksówkę albo za bilet)? Czy jeżeli miejsce pracy to obszar, a pracownik jeździ od klienta do klienta po tym obszarze, to trzeba pisać, na jakich zasadach powinno się to odbywać? Czy obszar to jednak jedno miejsce pracy?

Pytanie Redakcji: Czy wskazując w informacji o warunkach zatrudnienia zasady polecania i rozliczania pracy nadliczbowej, trzeba wskazać także przypadki, gdy nie można polecać pracy nadliczbowej (albo przywołać art. 178 kp)? Czy w tym punkcie trzeba wskazywać także zasady rekompensaty pracy w wolną sobotę oraz w niedzielę lub święto?

Pytanie Redakcji: W jaki sposób można odesłać do przepisów w informacji o warunkach zatrudnienia? Czy np. do całego art. 36 kp, czy do jego punktu, który mówi o konkretnej długości okresu wypowiedzenia, tzn. np. § 1 pkt 1? Albo inny przykład: czy w informacji o okresach odpoczynku wystarczy wskazać, że „przysługują Pani/Panu okresy odpoczynku wskazane w art. 132 i 133 Kodeksu pracy”? i to już wyczerpuje informację o okresach odpoczynku? Czy na podobnych zasadach można po zmianach w Kodeksie pracy odesłać do przepisów zakładowych, np. wskazać, że „pracownik ma prawo do premii wskazanych w dziale 10. Regulaminu wynagradzania”? Czy taki zapis wystarczy bez podawania dalszych szczegółów?

Zapytaliśmy Główny Inspektorat Pracy o wyjaśnienia wątpliwości pracodawców dotyczących nowych zapisów w informacji o warunkach zatrudnienia. Sprawdź odpowiedzi GIP na następujące pytania:

Nowelizacja przepisów Kodeksu pracy z 2023 roku wprowadziła kilka istotnych zmian w zapisach umowy o pracę. Najwięcej dotyczy terminowej umowy o pracę, ale są też inne. Upewnij się, jakie elementy obecnie powinny znaleźć się w treści umowy o pracę.

Przypadek z praktyki: Czy w związku ze zniesieniem stanu zagrożenia epidemicznego od 1 lipca 2023 r. należy wszystkich pracowników niezwłocznie wysłać na badania profilaktyczne z zakresu medycyny pracy? Zaznaczę, że na bieżąco w okresie pandemicznym były wydawane skierowania na badania i część pracowników je wykonała. Jednak pozostała część osób jeszcze nie poszła na badania. Czy te osoby muszą niezwłocznie je wykonać, czy mogą to zrobić w dowolnym czasie w okresie do 180 dni od zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego? Czy zniesienie stanu zagrożenia epidemicznego powoduje aktualizację zaległych obowiązków związanych z kierowaniem pracowników na badania okresowe?